برامج إدارة المشاريع والمهام
برنامج إدارة المشاريع والمهام
برنامج إدارة المشاريع والمهام ينظم المشاريع والمسؤوليات والمواعيد وساعات العمل، ويربط المتابعة بالمبيعات والفواتير عند الحاجة.
حين تتوزع المشاريع بين واتساب وإكسل
المدير يسأل عن حالة مشروع، فيبحث الموظف في محادثات ليجيب. مهمة طلبها العميل يوم الأحد لا يعرف أحد من يتولاها. ينتهي المشروع وتتبين الساعات الفعلية أضعاف المقدرة، ولا يوجد سجل يوضح السبب. وبعد التسليم تتأخر الفاتورة لأن أحدًا لم يخبر المحاسب.
برنامج إدارة المشاريع يعطي كل مهمة مسؤولًا وموعدًا وحالة، ويجمع الساعات والتكلفة في مكان واحد.
تطبيقات أودو لإدارة المشاريع
المشاريع والمهام
تطبيق المشاريع ينشئ مشروعًا لكل عميل أو عقد، وبداخله مهام ومهام فرعية لها مسؤول وموعد وأولوية. يرى الفريق المهام في لوحة بأعمدة: جديد، قيد التنفيذ، مراجعة العميل، مكتمل. تنقل البطاقة بين الأعمدة بالسحب، ويمكن إرفاق ملفات وكتابة ملاحظات على المهمة.
المراحل التي تناسب عملك
مراحل مشروع موقع تختلف عن مراحل تركيب مصنع. نعرّف لك المراحل والقوالب، فيبدأ كل مشروع جديد بمهامه المعتادة جاهزة بدل أن تكتبها من الصفر.
ساعات العمل
تطبيق ساعات العمل يسمح لكل موظف بتسجيل ما أنجز على كل مهمة، من الكمبيوتر أو الهاتف أو بمؤقت. تقارن الساعات المقدرة بالفعلية، فتعرف أي نوع من المشاريع يستهلك وقتًا أكثر مما تسعّره.
التخطيط وتوزيع الموارد
في نسخة Enterprise يوضح تطبيق التخطيط من مشغول ومن متاح الأسبوع القادم، فتوزع المهام دون إرهاق موظف وترك آخر. وتظهر الاعتمادية بين المهام، فلا تبدأ مهمة قبل انتهاء ما تعتمد عليه.
الفوترة من المشروع
تصدر فاتورة بسعر ثابت عند إنجاز مرحلة، أو بحسب الساعات الفعلية، أو بحسب المواد المستهلكة. يربط النظام الفاتورة بالمشروع، فيظهر الربح الفعلي لكل مشروع.
بوابة العميل
يمنح العميل حسابًا يرى فيه مشروعه ومهامه المشتركة، فيعتمد مرحلة أو يضيف تعليقًا دون رسائل متفرقة. تقرر أنت ما يظهر له.
كيف يتصل بباقي أودو
عرض السعر المقبول في المبيعات أو CRM ينشئ المشروع تلقائيًا بمهامه. الساعات تُسجَّل من ملفات الموظفين، وتتحول إلى فاتورة في المحاسبة. وإذا طلب العميل دعمًا بعد التسليم تنتقل طلباته إلى نظام خدمة العملاء. لتفاصيل المحاسبة انظر برنامج المحاسبة، وللعملاء والمبيعات نظام CRM.
أنماط مشاريع نجهزها
- وكالة أو شركة خدمات: مشروع لكل عميل، ومهام شهرية متكررة، وساعات تُحاسب بها العميل.
- مقاولات وتركيبات: مراحل موقع، ومعاينة، وتوريد مواد، وتسليم واستلام.
- تطوير برمجيات: دورات عمل قصيرة، قوائم مهام، ومراجعة.
- تصنيع حسب الطلب: مشروع لكل طلب خاص يرتبط بالمخزون والإنتاج. انظر برنامج إدارة الإنتاج.
ترتيب التنفيذ المعتاد
- فهم دورة المشروع كما تجري لديك فعلًا، وأين تتعثر.
- المراحل والقوالب: أعمدة المهام وقوالب المشاريع المتكررة.
- الفريق والصلاحيات: من يرى كل المشاريع، ومن يرى مشاريعه فقط، وما يراه العميل.
- ساعات العمل والفوترة: أنواع الفوترة المناسبة لعقودك.
- مشروع تجريبي حقيقي ننفذه بالنظام مع فريقك.
- نقل المشاريع الجارية من إكسل أو الأداة السابقة.
مثال على مشروع يمر في النظام
شركة تركيب ستائر ومفروشات تقبل عرض سعر من عميل. بقبول العرض ينشأ مشروع بمهامه: معاينة الموقع، أخذ المقاسات، التفصيل، التوريد، التركيب، التسليم. تُسند كل مهمة لموظف بموعدها. يسجل الفني ساعات التركيب من هاتفه، ويرفع صور الاستلام، ويعتمد العميل المرحلة الأخيرة في بوابته. تصدر الفاتورة النهائية من المشروع، ويُقفل ويظهر ربحه الفعلي. هذا مثال توضيحي لطريقة عمل النظام، وليس قصة عميل لنا.
نقل البيانات والتدريب
ننقل مشاريعك الجارية ومهامها من إكسل أو من أداة سابقة، بعد أن تقرر ما يستحق النقل. تفاصيل الخدمة في نقل البيانات وتدريب الموظفين. ندرّب مديري المشاريع على التخطيط والتقارير، والموظفين على تسجيل الساعات وتحديث الحالة، ونسلّم فيديوهات.
ماذا تستلم في نهاية التجهيز
- مشاريع ومراحل وقوالب تطابق عملك.
- صلاحيات لكل دور: مدير، منسق، موظف، عميل.
- تقارير تقدم وساعات وربحية للمشروع.
- ربط بعروض الأسعار والفواتير.
- ملف تسليم وفيديوهات تدريب.
بعد الإطلاق
نتابع الأسابيع الأولى لضبط المراحل حين يظهر أن الفريق يحتاج مرحلة إضافية أو تقريرًا مختلفًا. ويمكن لاحقًا بناء موديول مخصص لعملية خاصة بك، انظر تطوير موديولات أودو. وللخطوات المتكررة بين الأقسام راجع أتمتة خطوات العمل.
ما نسأل عنه في المكالمة الأولى
كم مشروعًا يعمل بالتوازي لديك؟ هل تسعّر بسعر ثابت أم بالساعة؟ هل يعمل فريقك في مكتب واحد أم في مواقع خارجية؟ وهل يحتاج العميل إلى رؤية تقدم عمله؟ ما الأداة التي تستخدمها اليوم، وما الذي يزعجك فيها؟ إجاباتك تحدد المراحل والصلاحيات والفوترة التي نكتبها في العرض.
الباقات والعرض المكتوب
نراجع ما تحتاجه، ثم نرسل عرضًا مكتوبًا يحدد النطاق والمدة وما ستستلمه. العرض المكتوب يثبّت النطاق والمدة، ونبدأ بعد موافقتك.
الأسئلة الشائعة
نعم. فريق صغير يبدأ بلوحة المهام وتسجيل الساعات، ويضيف التخطيط والفوترة حين ينمو.
نعم عبر بوابة العميل. يرى المهام التي تشاركها معه، ويعلق ويعتمد المراحل. أنت تحدد ما يظهر.
يقارن الإيراد المفوتر بتكلفة الساعات والمواد المسجلة. دقة الربح تعتمد على تسجيل الفريق للساعات، لذلك ندرّبهم على ذلك.
نعم من إكسل أو أداة أخرى، بعد تنظيف المهام. نستورد المشاريع الجارية، ونترك المنتهية القديمة كأرشيف.
لا. يمكن البدء بتطبيق المشاريع وساعات العمل فقط، وإضافة المبيعات والمحاسبة لاحقًا.
اعرف حالة كل مشروع دون أن تسأل أحدًا
أرسل نوع مشاريعك وعدد فريقك، ونرد بعرض مكتوب يحدد النطاق والمدة.