أتمتة الحجز والردود على واتساب
أتمتة الردود والحجوزات على واتساب
أتمتة الردود والحجوزات على واتساب تنظم الرد على الأسئلة وجمع بيانات العميل والحجز والتذكير، مع تحويل الحالات التي تحتاج موظفًا.
الرسائل التي تضيع بعد الخامسة مساءً
تتلقى العيادة أسئلة متكررة عن الخدمات ومواعيد العمل والأوقات المتاحة. يجيب الموظفون عنها يدويًا، وقد تتأخر الإجابة خارج ساعات الدوام.
نجهز البوت للإجابة عن الأسئلة المتكررة وتحويل الحالات الأخرى إلى الموظفين، بحسب اتصال الأنظمة وقواعد القناة.
ماذا يفعل البوت
- الرد على الأسئلة المتكررة: المواعيد، والعنوان وخريطته، والخدمات، وما يحتاجه العميل قبل الزيارة. تكتب أنت الإجابات، ونرتبها في قوائم وأزرار يضغطها العميل.
- الحجز: يسأل العميل عن الخدمة واليوم والوقت، ويعرض المواعيد الفارغة، ويثبّت الحجز، ويرسل له تأكيدًا.
- التذكير: رسالة قبل الموعد بيوم أو بساعات، وفيها زر للتأكيد أو الإلغاء وفق التوقيت الذي تحدده.
- جمع البيانات: الاسم والخدمة المطلوبة وسبب الاتصال، وتصل إلى فريقك مرتبة بدل محادثة طويلة.
- التحويل إلى موظف: كلمة مثل «موظف»، أو سؤال لا يعرفه البوت، يفتح المحادثة لإنسان يكمل من حيث توقف البوت.
- متابعة بعد الخدمة: رسالة شكر أو طلب تقييم بعد الزيارة، إن كان ضمن النطاق.
كيف يعمل من الداخل
تتيح شركة ميتا واجهة رسمية اسمها WhatsApp Business API. نبني عليها البوت، فيعمل على رقم نشاطك التجاري، لا على حساب شخصي معرض للحظر. هناك قواعد يجب احترامها، ونصممها داخل الحل:
- تخضع رسائل النشاط لقواعد واتساب للأعمال، ونراجع متطلبات القناة قبل تهيئة الردود.
- بعد ذلك لا تُرسل إلا رسائل قوالب تعتمدها ميتا مسبقًا، مثل تذكير موعد.
- يجب أن يكون العميل قد وافق على استقبال رسائلك.
نراجع قواعد القناة قبل الإعداد، ونختبر مسار الردود والقوالب المتفق عليها. قد تغيّر المنصة متطلباتها، لذلك يحتاج الإعداد إلى مراجعة عند التغيير.
أمثلة لمن يستفيد
- عيادة أسنان أو جلدية: حجز وتذكير وسؤال عن التحضير للجلسة.
- صالون أو مركز تجميل: حجز حسب الخدمة والموظفة.
- مكتب خدمات أو عقارات: جمع بيانات العميل وتحويله إلى المبيعات. انظر نظام إدارة العملاء.
- مطعم أو شركة خدمات: الرد على الاستفسارات اليومية، وتحويل الطلبات الخاصة لموظف.
للتفاصيل التشغيلية للعيادات اقرأ حجز واتساب للعيادات.
ربطه بباقي أنظمتك
البوت الذي يجمع الحجوزات في محادثة فقط يخلق عملًا يدويًا جديدًا. لذلك نربطه بما تستخدمه: تقويم الحجوزات، أو نظام الحجز، أو CRM يسجل العميل وتاريخ مراسلاته. حدود الربط التي تدخل في مشروعك تظهر في العرض المكتوب.
مساعد بالذكاء الاصطناعي أم بوت بقواعد؟
البوت بقواعد يتبع مسارًا تحدده: قوائم وأزرار وإجابات مكتوبة. يناسب الحجز والأسئلة الثابتة، وسلوكه متوقع. أما المساعد بالذكاء الاصطناعي فيجيب بنص حر من معلومات شركتك، ويناسب الأسئلة المتنوعة. قد تجمع بينهما. اقرأ مساعد الذكاء الاصطناعي وقارن.
كيف نعمل
- مكالمة أولية: ما الأسئلة الأكثر تكرارًا، وكيف تحجز الآن، ومن يرد.
- عرض مكتوب: يحدد النطاق والمدة وما ستستلمه.
- كتابة المحادثات: نصيغ معك الإجابات والأزرار ورسائل التذكير بلهجة نشاطك.
- تجربة على رقم اختبار: تجرب أنت وفريقك كل مسار، ونعدّل.
- التشغيل والتسليم: نربط رقمك، ونراقب الأيام الأولى، ونسلّمك شرحًا لتعديل الردود.
ما نحتاجه منك
- الأسئلة الأكثر تكرارًا وإجاباتها المعتمدة.
- مواعيد الدوام وتقويم الحجز الحالي.
- رقم واتساب خاص بالنشاط، أو قرار بإنشاء رقم جديد.
- من يستلم المحادثات المحوّلة، وفي أي ساعات.
العرض المكتوب
العرض المكتوب يحدد النطاق: المسارات التي نبنيها، وقنوات الربط، وعدد رسائل التذكير. وتظهر فيه المدة بعد أن نعرف حجم المحادثات.
الأسئلة الشائعة
في الغالب نعم، لأن الرقم المسجل على واجهة الأعمال الرسمية لا يعمل في الوقت نفسه على تطبيق واتساب العادي. نناقش ذلك في المكالمة ونقترح ما يناسب وضع رقمك.
نعم، بربطه بتقويم أو نظام حجز. يعرض المواعيد الفارغة ويثبّت الحجز ويرسل التأكيد. حدود الربط تُذكر في العرض.
يعتذر ويعرض عليه القائمة، أو يحوّل المحادثة إلى موظف، بحسب ما نضبطه معك. لا نترك العميل في حلقة من الردود الخاطئة.
نعم، عبر رسائل قوالب تعتمدها ميتا. نكتب القالب معك ونرسله للاعتماد، ثم يرسل النظام التذكير في الموعد.
تتوقف على عدد المسارات والربط وعدد الرسائل. نحدد المدة في العرض المكتوب بعد المكالمة.
