أنظمة إدارة العملاء والمبيعات
نظام CRM للشركات
نظام CRM للشركات ينظم بيانات العملاء المحتملين ومراحل البيع ومواعيد المتابعة، مع صلاحيات للفريق ونقل البيانات والتدريب بحسب النطاق.
أين تضيع الصفقات الآن
عرض سعر أُرسل على واتساب ولم يرد عليه أحد. عميل سأل عن سعر قبل ثلاثة أسابيع، ومندوب لا يتذكر من هو. مدير مبيعات لا يعرف كم صفقة مفتوحة، ولا كم منها ستُغلق هذا الشهر.
هذه مشكلات تنظيم قبل أن تكون مشكلات بيع. حين تكون بيانات العميل في هاتف المندوب، يخرج معه إذا ترك العمل. نظام CRM ينقل هذه البيانات إلى مكان تملكه الشركة ويراه الجميع بحسب صلاحياتهم.
ماذا يعرض لك النظام كل صباح
- لوحة المراحل: بطاقة لكل فرصة بيع، وتسحبها بين أعمدة مثل «جديد» و«تم التواصل» و«عرض سعر» و«تفاوض» و«تم الإغلاق». تسمّي المراحل أنت بما يناسب عملية البيع لديك.
- الأنشطة والتذكير: كل فرصة لها خطوة تالية بموعد: اتصال، أو زيارة، أو إرسال عرض. ما فات موعده يظهر باللون الأحمر لصاحبه ولمديره.
- سجل العميل: المكالمات والرسائل والملاحظات والعروض المرسلة، بترتيب زمني. من يتسلم العميل يفهم القصة في دقيقة.
- التوقعات: قيمة الصفقات المفتوحة واحتمال الإغلاق في كل عمود، فتعرف ما تتوقعه آخر الشهر قبل أن يأتي.
- أسباب الخسارة: كل فرصة خاسرة تُغلق بسبب مسجل: سعر، أو منافس، أو توقيت. بعد شهرين تقرأ في الأرقام لماذا تخسر.
من أين تدخل الفرص
- نموذج الاتصال في موقعك يفتح فرصة جديدة تلقائيًا ويوزعها على الفريق.
- رسائل البريد على عنوان المبيعات تتحول إلى فرص.
- الفرص القادمة من المعارض أو المكالمات تدخل دفعة واحدة من ملف إكسل.
- رسائل واتساب يسجلها المندوب في بطاقة العميل. وإن أردت ردودًا ومتابعات آلية، انظر أتمتة واتساب.
- نتائج الإعلانات تُقاس وتُربط بالفرص عندما يكون تتبع التحويلات جزءًا من العمل.
من الفرصة إلى عرض السعر إلى الفاتورة
عندما يصل العميل إلى خطوة السعر، يخرج عرض السعر من داخل بطاقته بقالب يحمل هويتك، ويُرسل للعميل ويُوافق عليه إلكترونيًا. بعد الموافقة يتحول إلى أمر بيع، ثم إلى أمر تسليم في المخزن وفاتورة عند المحاسب.
هذا الربط هو سبب أن نبني أغلب أنظمة CRM على أودو: تطبيق CRM يعمل مع المبيعات والمخزون والمحاسبة على بيانات واحدة، ولا تحتاج إلى تصدير واستيراد بين برنامجين. وفي نظام مصنع GTP استخدمنا Perfex CRM مع وحدة إنتاج مبنية فوقه، وتجد القصة في صفحة العمل.
فرق وصلاحيات وأهداف
- فرق بيع منفصلة بحسب المنتج أو المدينة أو القناة، ولكل فريق لوحته.
- المندوب يرى فرصه فقط، والمدير يرى الفريق كله، والإدارة ترى الأرقام المجمعة.
- أهداف شهرية للمندوب أو للفريق ومقارنتها بما أُغلق فعلًا.
- توزيع الفرص الجديدة بالتناوب أو بحسب المنطقة أو نوع المنتج.
نقل عملائك الحاليين
نأخذ ما لديك: ملفات إكسل، أو تصدير من برنامج قديم، أو أرقام من هواتف المندوبين. ننظف التكرار، وندمج العميل المسجل مرتين، ونرتب الحقول ثم نستورد عينة تراجعها قبل الباقي. بعدها لا يبقى سبب لعودة الفريق إلى الجداول.
تدريب المندوبين
يتعلم المندوب أربعة أشياء: يفتح فرصة، يسجل مكالمة، يحدد الخطوة التالية، يرسل عرض سعر. ندرّب الفريق على هذه الأربعة أولًا، ثم ندرّب المدير على اللوحات والتقارير. فريق يرى فائدة النظام في أسبوعه الأول يستمر في استخدامه.
بعد الإطلاق
نراجع معكم بعد أسابيع من التشغيل: مراحل لا يستخدمها أحد، وحقول ناقصة، وتقارير يريدها المدير بشكل آخر. نعدّلها على ما يظهر من الاستخدام الفعلي. وإذا احتجت وظيفة غير موجودة، فتطوير تطبيقات أودو المخصصة يغطيها. وإذا كان فريق الموارد البشرية سيستعمل النظام نفسه لاحقًا، فصفحة الموارد البشرية تشرح كيف يضاف.
لمن تناسب الخدمة
- شركة لها مندوبو مبيعات يتابعون العملاء بالهاتف أو واتساب.
- شركة مقاولات أو خدمات تصدر عروض أسعار كبيرة وتحتاج متابعتها بعد الإرسال.
- مصنع أو موزع يريد أن يتصل عرض السعر بالمخزن والفاتورة.
- شركة تعلن على الإنترنت وتريد أن تعرف أي إعلان أتى بالعميل الذي اشترى.
العرض المكتوب
بعد المكالمة نرسل عرضًا مكتوبًا يحدد النطاق والمدة. يوضح العرض مراحل البيع التي سنبنيها، ومصادر الفرص، وما سننقله من بياناتك، والتدريب، والمدة. العرض المكتوب هو ما يحدد النطاق والجدول.
الأسئلة الشائعة
لا. تبدأ بتطبيق CRM وحده، وبياناتك تبقى في قاعدة واحدة. وعندما تريد عروض أسعار وفواتير ومخزونًا، تضيفها فوقه دون نقل أو إعادة إدخال.
نعم. نجمع الملفات، ونحذف المكرر، ونرتب الحقول، ونستورد عينة تراجعها أنت ثم نكمل الباقي. ما يوجد في هواتف المندوبين يجب أن يصلنا في ملف حتى ندخله.
المندوب يسجل المحادثات في بطاقة العميل. والردود الآلية وتذكير المواعيد خدمة منفصلة نشرحها في صفحة أتمتة واتساب، ويحدد العرض المكتوب ما يدخل في مشروعك.
يتوقف على عدد مراحل البيع ومصادر الفرص وحجم البيانات القديمة وعدد المستخدمين. تأتي المدة مكتوبة في العرض بعد مكالمة أولية.
نعم. نموذج الموقع يدخل الفرص مباشرة، وعروض الأسعار تتحول إلى فواتير داخل أودو. أما الربط ببرنامج خارجي فنبحثه حسب برنامجك في المكالمة.
