تجهيز وتخصيص أودو

تجهيز نظام أودو للشركات

تجهيز نظام أودو للشركات يبدأ بمراجعة الأقسام والإجراءات، ثم إعداد التطبيقات والصلاحيات والبيانات والتدريب حسب نطاق العمل.

بيانات الشركة موزعة على خمسة ملفات

المبيعات في جدول، والمخزون في جدول آخر، والفواتير في برنامج محاسبة، وإجازات الموظفين على ورق. كل قسم يرى جزءًا من الصورة، وفي آخر الشهر يجمع أحدهم الأرقام يدويًا ويختلف مع غيره على الرصيد.

أودو يضع هذه الأقسام على قاعدة بيانات واحدة. عرض السعر الذي يؤكده البائع يفتح أمر تسليم في المخزن، ثم فاتورة عند المحاسب. لا أحد يعيد كتابة الرقم مرتين.

التطبيقات التي نجهزها وكيف ترتبط ببعضها

أودو مجموعة تطبيقات تعمل فوق بيانات مشتركة. لا تحتاج كلها من اليوم الأول، ونركّب منها ما يخدم عمليتك فقط.

  • جهات الاتصال والمبيعات: سجل واحد للعميل، وعروض أسعار بقوالب شركتك، وأوامر بيع تنتقل تلقائيًا إلى المخزن والفواتير.
  • إدارة العملاء (CRM): مراحل متابعة الفرص من أول اتصال حتى الإغلاق، وتحويل الفرصة الرابحة إلى عرض سعر بضغطة. التفاصيل في صفحة نظام إدارة العملاء.
  • المخزون والمشتريات: مستودعات ومواقع داخلها، وحركات استلام وتسليم، وقواعد إعادة الطلب تفتح طلب شراء عند نزول الصنف عن حد تحدده أنت.
  • المحاسبة والفواتير: فواتير العملاء والموردين، والمدفوعات، ومطابقة كشف البنك، والضرائب حسب تسجيل شركتك، وقيود تنشأ من حركة المبيعات والمخزن.
  • الموظفون والحضور والإجازات والرواتب والتوظيف: ملف لكل موظف، وطلبات إجازة بموافقة المدير، وحضور وانصراف، وكشف رواتب. اقرأ تطبيقات الموارد البشرية.
  • التصنيع: قوائم مواد لكل منتج، وأوامر تصنيع تسحب الخامات من المخزن وتضيف المنتج النهائي.
  • نقاط البيع: كاشير للفرع يسجل البيع ويخصم المخزون ويرحّل القيد في نفس اللحظة.
  • المشاريع وسجل الساعات وخدمة العملاء (Helpdesk): مهام وفرق وتذاكر دعم، وساعات العمل تدخل في الفاتورة إذا كنت تبيع خدمة بالساعة.
  • الموقع والمتجر الإلكتروني: موقع أو متجر يقرأ المنتجات والأرصدة والطلبات من نفس النظام.

ترتيب التشغيل المعتاد

تشغيل كل التطبيقات دفعة واحدة يربك الفريق. نفضّل دفعات قصيرة، وكل دفعة تعمل وتُراجع قبل التي بعدها:

  1. الأساس: الشركة والفروع والمستخدمون والصلاحيات وقوائم العملاء والموردين والأصناف.
  2. دورة البيع: CRM والمبيعات وقوالب عروض الأسعار.
  3. المخزون والمشتريات: المستودعات والأرصدة الافتتاحية وقواعد إعادة الطلب.
  4. المحاسبة: دليل الحسابات والفواتير والمدفوعات وكشف البنك.
  5. الموارد البشرية: الموظفون والإجازات والحضور ثم الرواتب.
  6. ما يخص نشاطك: تصنيع أو كاشير أو مشاريع أو دعم فني.

يعتمد الترتيب النهائي على أين يؤلمك العمل اليوم. شركة تخسر عروض الأسعار تبدأ بالمبيعات، وشركة لا تعرف رصيد مخزنها تبدأ بالمخزون.

نقل بياناتك القديمة

البيانات القديمة هي أكثر ما يؤخر المشاريع، فنفتح هذا الملف مبكرًا. نأخذ ملفاتك أو تصديرًا من برنامجك الحالي، ونراجع الأعمدة المكررة والأصناف بلا كود والعملاء المسجلين مرتين، ثم نجهز قوالب استيراد لأودو.

نحمّل عينة أولًا، ويراجعها من يعرف البيانات في شركتك. بعد موافقته نحمّل الباقي. الأرصدة الافتتاحية للمخزن والحسابات تُراجع مع المسؤول عنها قبل بدء التشغيل الفعلي.

تخصيص أودو في مصر وفق إجراءات شركتك

كثير من الاحتياج يُحل بالإعداد: حقول إضافية، وموافقات، وقوالب طباعة، وتقارير، وإجراءات تلقائية. نبدأ بالإعداد لأنه يبقى سليمًا عند ترقية النسخة.

إذا احتجت وظيفة لا يقدمها أودو، نبنيها في موديول مستقل بدل تعديل الكود الأصلي. هذا يجعل الترقية أسهل. تفاصيل ذلك في صفحة تطبيقات وموديولات أودو. وإذا كان نشاطك يحتاج برنامجًا خاصًا من الصفر، فانظر البرامج المخصصة.

تدريب فريقك وتحديد صلاحياتهم

النظام الذي لا يستخدمه الموظفون يعود إلى الجداول بعد شهر. لذلك ندرّب كل دور على ما يخصه فقط: البائع على عروض الأسعار، وأمين المخزن على الاستلام والتسليم، والمحاسب على الفواتير والقيود.

نحدد الصلاحيات من البداية: من يرى أسعار الشراء، ومن يعتمد الخصم، ومن يغلق الفترة المحاسبية. تستلم بعد التدريب ملف تسليم يشرح إعداد شركتك.

بعد التشغيل

أول أسابيع التشغيل تظهر فيها الأسئلة الحقيقية: حقل ناقص، وتقرير مختلف، وموظف عالق في خطوة. نبقى معك في هذه الفترة لنصحح ونضبط، وإن أردت متابعة ممتدة فيمكن أن تدخل ضمن خطة الدعم في العرض المكتوب.

الاستضافة والنسخ الاحتياطي لقاعدة بياناتك لهما صفحة مستقلة: الاستضافة والدعم.

لمن تناسب الخدمة

  • شركة تجارة أو توزيع تريد أن تتطابق أرصدة المخزن مع الدفاتر.
  • مصنع يحتاج ربط أوامر التصنيع بالخامات والتكلفة.
  • شركة خدمات تتابع عملاءها ومشاريعها وساعات فريقها.
  • شركة تنتقل من جداول أو برنامج قديم وتريد نقل بياناتها بلا فقد.

العرض المكتوب

بعد المكالمة نرسل عرضًا مكتوبًا يحدد التطبيقات والتخصيصات ونقل البيانات والتدريب وجدول التنفيذ.

الأسئلة الشائعة

تتوقف المدة على عدد التطبيقات وحجم البيانات القديمة وعدد المستخدمين. تجهيز المبيعات والمخزون يختلف عن تجهيز المحاسبة والرواتب والتصنيع. نحدد المدة لكل دفعة في العرض المكتوب بعد مكالمة أولية.

نعم، وهذا الأسلوب الذي نفضله. ابدأ بالتطبيق الذي يحل أكبر مشكلة، وتبقى بياناتك في قاعدة واحدة، فتضيف المخزون أو المحاسبة أو الموارد البشرية لاحقًا دون إعادة إدخال شيء.

نعم. ننقل العملاء والموردين والأصناف والأرصدة الافتتاحية من ملفات إكسل أو تصدير برنامجك. نراجع جودة البيانات أولًا، ونحمّل عينة تعتمدها، ثم نحمّل الباقي.

نعم. نبدأ بإعدادات أودو نفسه. وإذا لزمت وظيفة جديدة، نبنيها موديولًا مستقلًا حتى لا نعدّل الكود الأصلي ولا تتعطل الترقية.

نعم. ندرّب كل دور على مهامه، ونسلّم ملف إعداد شركتك. بعد التشغيل نتابع معك ما يظهر من تعديلات، ويحدد العرض المكتوب مدة الدعم.

أخبرنا كيف يعمل فريقك اليوم · نرتب مكالمة أولية ونرسل عرضًا مكتوبًا يحدد النطاق والمدة

WhatsApp