برامج المخزون والمشتريات
برنامج إدارة المخزون والمشتريات
برنامج إدارة المخزون والمشتريات يسجل الاستلام والصرف والتحويل وأوامر الشراء، ويربط الرصيد بالمبيعات والمحاسبة وفق طريقة عملك.
حين لا يطابق الرصيد ما في الرف
العميل يطلب منتجًا يظهر متاحًا في المتجر، ويتبين في المستودع أنه نفد قبل أسبوع. الجرد السنوي يكشف عجزًا لا يعرف أحد متى حدث. فاتورة المورد تصل بكمية تختلف عما استلمه أمين المخزن. وأموال مجمّدة في أصناف راكدة بينما تنفد الأصناف السريعة.
سبب هذه المشاكل في الغالب أن حركة البضاعة تُسجَّل متأخرة أو في مكانين. حين يمر كل استلام وتسليم ونقل عبر النظام، يصبح الرصيد حاضرًا لحظة حدوث الحركة.
تطبيقات أودو للمخزون والمشتريات
الأصناف: بطاقة واضحة لكل منتج
تطبيق المخزون يحفظ لكل صنف الاسم والكود والباركود والتصنيف ووحدة القياس وسعر التكلفة والمورد. تدعم المتغيرات، فقميص بثلاثة ألوان وأربعة مقاسات يظهر صنفًا واحدًا بإثني عشر متغيرًا لكل منها رصيده. وتضبط وحدات قياس متعددة: تشتري بالكرتونة وتبيع بالقطعة.
المستودعات والمواقع
تنشئ مستودعًا أو أكثر، وداخل كل مستودع مواقع: رف وممر وغرفة تبريد. تنقل البضاعة بين المستودعات بإذن تحويل داخلي، فيعرف النظام ما في الطريق وما وصل.
الاستلام والتسليم بالباركود
تطبيق الباركود يعمل على ماسح يدوي أو هاتف: يمسح الموظف أمر الاستلام، ثم يمسح الأصناف، فيتحدث الرصيد ويقل خطأ الكتابة. التسليم بالطريقة نفسها، وتظهر ورقة التجهيز مرتبة بحسب مواقع الرفوف.
الدفعات والأرقام التسلسلية وتواريخ الصلاحية
للأغذية والأدوية ومستحضرات التجميل تتبع الدفعات وتاريخ الانتهاء، وللأجهزة والمعدات تتبع الرقم التسلسلي لكل قطعة. يظهر في النظام أي عميل استلم أي دفعة، ما يسهل سحب دفعة معيبة.
إعادة الطلب التلقائية
تضع لكل صنف حدًا أدنى وكمية مستهدفة. حين يهبط الرصيد دون الحد، ينشئ النظام طلب عرض سعر للمورد المعتاد. ويقدّر الاحتياج من الطلبات المؤكدة قبل أن تنفد البضاعة.
الجرد وتقييم المخزون
جرد جزئي دوري بدل إغلاق المستودع يومًا كاملًا في آخر السنة: تجرد رفًّا اليوم وممرًّا غدًا. تُسجَّل الفروق بسبب وتاريخ. ويُقيَّم المخزون بطريقة تختارها مع محاسبك، مثل المتوسط المرجح أو الوارد أولًا يصرف أولًا، وتصل القيمة إلى المحاسبة تلقائيًا.
المشتريات: من طلب العرض إلى فاتورة المورد
تطبيق المشتريات يصدر طلب عرض سعر لعدة موردين، ثم أمر شراء، ثم يستلم المستودع، ثم تتطابق فاتورة المورد مع الكمية المستلمة. تحتفظ بقوائم أسعار كل مورد ومدد التوريد، وتقارن بين الموردين.
كيف يتصل المخزون ببقية أودو
أمر البيع في CRM أو المبيعات يحجز الكمية، والتسليم يخصمها، والفاتورة تُصدر في المحاسبة بتكلفة صحيحة. المصنع يستهلك مواده في التصنيع، والكاشير في نقاط البيع يخصم من مخزون الفرع. تعرف كيف نجهّز أودو كله في تجهيز أودو، وكيف تدخل الأرقام في المحاسبة.
ربط المخزون بمتجر سلة أو زد أو شوبيفاي
إذا كان لديك متجر إلكتروني، يمكن ربطه بأودو ليقرأ الرصيد من النظام، وتدخل طلباته أوامر بيع، وتعود حالة الشحن إلى الطلب. تحدد أنت ما يحدث عند نفاد صنف. التفاصيل في ربط المواقع والبرامج، وما تجهّزه قبل الربط في مقالنا بيانات المنتجات قبل ربط المتجر بالمخزون.
ترتيب التنفيذ المعتاد
- تنظيف الأصناف: توحيد الأسماء والأكواد والتصنيفات وحذف المكرر قبل الاستيراد.
- المستودعات والمواقع: بناء الهيكل الفعلي كما هو على الأرض.
- الأرصدة الافتتاحية: جرد فعلي يوم البدء، ثم استيراده كرصيد أول المدة.
- المشتريات والموردون: قوائم الأسعار وحدود إعادة الطلب.
- الباركود والأجهزة: طباعة الملصقات وتجريب الماسحات.
- الربط بالمتجر والمحاسبة عند الحاجة.
- تشغيل تجريبي لأسبوع على مستودع واحد ثم تعميم.
ماذا تستلم في نهاية التجهيز
- بطاقات أصناف نظيفة بأكواد وباركود وتصنيفات موحدة.
- مستودعات ومواقع تطابق ترتيبك الفعلي.
- أرصدة افتتاحية من جرد يوم البدء.
- قواعد إعادة طلب وقوائم أسعار للموردين.
- صلاحيات تفصل أمين المخزن عن مسؤول المشتريات والمحاسب.
- ملف تسليم وفيديوهات تدريب.
نقل البيانات والتدريب
بياناتك القديمة غالبًا ملف إكسل بأعمدة متفرقة. ننظفه معك ونطابقه مع حقول أودو ونستورد عينة تراجعها. صفحة نقل البيانات وتدريب الموظفين تشرح الخطوات.
ندرّب أمين المخزن على الاستلام والتسليم والجرد، ومسؤول المشتريات على طلب العروض وأوامر الشراء، ونسلّم فيديوهات يعود إليها العاملون الجدد.
بعد الإطلاق
نسلّمك ملف تسليم بالإعدادات والصلاحيات، ونتابع معك أول جرد على النظام لتصحيح الفروق. وتطلب لاحقًا تقريرًا خاصًا بالأصناف الراكدة أو موديولًا مخصصًا لعملية لا يغطيها الإعداد.
الباقات والعرض المكتوب
نراجع ما تحتاجه، ثم نرسل عرضًا مكتوبًا يحدد النطاق والمدة وما ستستلمه. العرض المكتوب يثبّت النطاق والمدة، ونبدأ بعد موافقتك.
الأسئلة الشائعة
لا بالضرورة. يعمل الهاتف بالكاميرا للمستودعات الصغيرة، وللحجم الكبير ننصح بماسح يدوي لاسلكي. نراجع حجم حركتك ونحدد الأجهزة قبل الشراء، وتشتريها أنت من المورد الذي تختاره.
يمكنك ضبط ذلك لكل متجر أو صنف: إما إيقاف البيع عند صفر المخزون، أو السماح بطلب مسبق وإظهار موعد التوريد.
نعم. لكل مستودع رصيده وتحويلاته، وتقارير مجمّعة للشركة كلها أو لفرع واحد.
نجرد فعليًا في يوم محدد، ونستورد الكميات والتكلفة كرصيد افتتاحي بعد تنظيف الأكواد. ثم نقارن إجمالي القيمة بالنظام القديم.
نعم، إذا فعّلنا التقييم التلقائي. يُنشأ قيد التكلفة عند الاستلام والتسليم، وتظهر قيمة المخزون في الميزانية.
اجعل رصيد مخزنك مطابقًا لما تبيعه
أرسل نوع بضاعتك وعدد الأصناف والمستودعات، ونرد بعرض مكتوب يحدد النطاق والمدة.