أتمتة سير العمل
أتمتة إجراءات العمل بين الأقسام
أتمتة إجراءات العمل بين الأقسام تنقل البيانات والمهام بين الأنظمة وفق قواعد تعتمدها، مع اختبار الاستثناءات والصلاحيات.
الخطوات التي يتذكرها الناس وينسونها
يقبل عميل عرض السعر، فتنتظر الفاتورة حتى يتذكر المحاسب. يُغلق طلب شراء ولا يبلغ أحد المورد. موظف جديد يبدأ العمل ولا يجد بريده ولا حسابه في النظام لأن قسم تقنية المعلومات لم يعلم. عميل متأخر عن السداد لا يتصل به أحد إلا بعد شهرين.
هذه الأخطاء لا تعني أن موظفيك مقصرون. فالعمل يعتمد على الذاكرة والرسائل، والأتمتة تنقل الخطوة من الذاكرة إلى النظام.
أمثلة على ما نؤتمته
من المبيعات إلى الحسابات
قبول عرض السعر ينشئ أمر بيع، ثم أمر تسليم للمخزن، ثم فاتورة بعد التسليم، ثم رسالة متابعة للتحصيل حين يتأخر السداد. تفاصيل الجانب المحاسبي في برنامج المحاسبة.
من الموقع إلى فريق المبيعات
نموذج استفسار على الموقع ينشئ فرصة في CRM، ويسندها لمندوب بحسب المنطقة أو المنتج، ويرسل له رسالة، ويذكّره إن لم يتصل بالعميل خلال ساعتين. انظر نظام CRM.
الموافقات الداخلية
طلب شراء فوق مبلغ معين يذهب إلى المدير، وإن لم يرد خلال يومين يذهب إلى مدير أعلى. طلب إجازة يمر على المسؤول المباشر ثم الموارد البشرية. يُسجَّل كل اعتماد باسم صاحبه ووقته.
الموظف الجديد والموظف المغادر
عند إضافة موظف جديد تُنشأ مهام: تجهيز الجهاز، فتح البريد، تعريفه بالنظام، توقيع العقد. وعند مغادرته تُنشأ مهام سحب الصلاحيات واسترداد العهدة.
التحصيل والتذكير
فاتورة تجاوزت موعدها بثلاثة أيام ترسل تذكيرًا بصيغة مهذبة، وبعد أسبوع تنبه المحاسب، وبعد شهر تنبه المدير المالي.
المخزن والمشتريات
وصول صنف إلى الحد الأدنى ينشئ طلب شراء للمورد المعتاد. استلام البضاعة ينبه من طلبها. انظر برنامج المخزون.
واتساب والعميل
تأكيد الطلب، ورقم الشحنة، وتذكير بالموعد، وطلب تقييم بعد التسليم تصل العميل دون أن يكتبها موظف. انظر أتمتة واتساب.
كيف نبنيها
- داخل أودو: إجراءات تلقائية وقواعد مجدولة وموافقات وقوالب رسائل، دون كتابة كود في معظم الحالات. وإن كانت القاعدة معقدة نبرمجها موديولًا. انظر تطوير موديولات أودو.
- بين أنظمة مختلفة: ربط عبر واجهات برمجية وإشعارات ويب هوك، وبأدوات وسيطة مثل Make أو n8n حين يكفي ذلك. انظر ربط المواقع والبرامج.
- ذكاء اصطناعي حيث ينفع: لتصنيف رسالة أو استخراج بيانات من مستند أو الرد على سؤال متكرر. انظر المساعد الذكي. نضع دائمًا موظفًا يراجع ما تقرره الآلة في الحالات الحساسة.
نبدأ بالخريطة لا بالأدوات
قبل أي ربط نرسم معك الخطوة كما تجري: من يبدأ، وما الذي يحدث بعد ذلك، ومن يوافق، وماذا لو رفض، وأين تتعطل الأمور اليوم. كثيرًا ما نجد خطوات زائدة تُحذف أولًا، فلا نؤتمت عملية معيبة.
ثم نختار ما يستحق الأتمتة: ما يتكرر كثيرًا، وما يسبب أخطاء، وما يؤخر العميل. وما يحدث مرة في السنة لا يستحق.
ماذا يحدث عند الخطأ
كل قاعدة تسجل ما فعلته ومتى. إن فشلت خطوة، يصل التنبيه إلى المسؤول ويبقى الطلب معلقًا لا ضائعًا. ويمكنك إيقاف أي قاعدة بضغطة ثم إعادة تشغيلها. نختبر القواعد على نسخة تجريبية أولًا.
ترتيب العمل المعتاد
- مكالمة وخريطة الخطوات لثلاث أو أربع عمليات تتصدر قائمتك.
- اختيار الأولى: عملية متكررة وواضحة الشروط.
- بناء القاعدة واختبارها على بيانات تجريبية بسيناريوهات ناجحة وفاشلة.
- تشغيل حي مراقب لأسبوع.
- ثم الثانية والثالثة، بعد أن يعتاد الفريق.
ماذا تستلم
- قواعد أتمتة عاملة للعمليات المتفق عليها.
- وصف مكتوب لكل قاعدة: متى تعمل وماذا تفعل ومن يتلقى إشعارها.
- سجل يعرض ما نفذته القواعد وما تعثر.
- ملف تسليم وفيديوهات تدريب لمن يدير القواعد.
ما نسأل عنه في المكالمة الأولى
ما العمليات التي يشتكي منها موظفوك لأنها تتكرر؟ ما الأنظمة التي تستخدمها وبينها تنتقل البيانات يدويًا؟ من يوافق على ماذا؟ وكم مرة تحدث العملية في الشهر؟ نرتب الأولويات منها.
مثال كامل على سلسلة واحدة
يسجل عميل طلب شراء من متجرك. تصل الطلبية فتُنشأ فاتورة تلقائيًا ويُخصم الصنف من المخزن. يرى أمين المخزن مهمة تجهيز بموعد، وعند الشحن يتحدث رقم التتبع في الطلب وتصل العميل رسالة واتساب به. بعد ثلاثة أيام من التسليم تصله رسالة تطلب تقييمه. وإن تأخر السداد في طلبات الآجل، ينبه النظام المحاسب. هذه سلسلة توضيحية تبين كيف تتصل الأقسام ببعضها، وهي ليست قصة عميل لنا.
بعد الإطلاق
القواعد تحتاج مراجعة حين تتغير سياسة أو نظام. نسلّم لك وصف القواعد، ويمكنك طلب تعديل أو إضافة قاعدة جديدة.
الباقات والعرض المكتوب
نراجع ما تحتاجه، ثم نرسل عرضًا مكتوبًا يحدد النطاق والمدة وما ستستلمه. العرض المكتوب يثبّت النطاق والمدة، ونبدأ بعد موافقتك.
الأسئلة الشائعة
الخطوة التي تتكرر كثيرًا، وشروطها واضحة، وتسبب أخطاء أو تأخيرًا للعميل. نرتب معك قائمة بالعمليات ونبدأ بأكثرها فائدة.
لا. تعمل الأتمتة في أودو وبين أنظمة أخرى عبر الواجهات البرمجية. لكن إن كان نظامك أودو فالأمر أسهل لأن التطبيقات تشترك في قاعدة بيانات واحدة.
يسجل النظام كل عملية، ويمكنك إيقاف القاعدة وتصحيح ما تم. ونبدأ بقواعد منخفضة المخاطر قبل الحساسة، ونضع اعتمادًا بشريًا حيث يلزم.
الأتمتة تزيل المهام المتكررة لا الأحكام التي تحتاج إلى تقدير. يتفرغ موظفوك لمتابعة العملاء وحل الاستثناءات.
إعدادات كثيرة في أودو يعدّلها مسؤول النظام بعد تدريبه، وما كان في أدوات الربط نشرحه في ملف التسليم.
سلّم الخطوات المتكررة للنظام
أرسل ثلاث عمليات تتكرر لديك يدويًا، ونرد بعرض مكتوب يحدد النطاق والمدة.