أنظمة الحجز والمواعيد
إعداد نظام حجز مواعيد للشركات والعيادات
إعداد نظام حجز مواعيد للشركات والعيادات يتيح اختيار الخدمة والموعد المتاح، وإرسال التأكيد والتذكير، وربط الجدول بفريق العمل.
أين تضيع المواعيد لديك الآن
الاستقبال يرد على الهاتف ويكتب الموعد في دفتر. عميل يراسل على واتساب بعد ساعات العمل فلا يرد أحد حتى الصباح، وقد يحجز عند غيرك. موعد يُحجز مرتين للمختص نفسه. وعميل ينسى ولا يحضر، فيبقى الوقت فارغًا ولا تستطيع أن تعطيه غيره.
نظام الحجز يستقبل الطلب في أي ساعة، ويمنع التعارض، ويذكّر العميل قبل موعده.
ما يفعله نظام الحجز
العميل يحجز بنفسه
صفحة حجز على موقعك أو رابط يُرسل على واتساب: يختار الخدمة، ثم المختص إن أراد، ثم يوم وساعة من المواعيد المتاحة فقط. يكتب اسمه ورقمه وملاحظته، ويؤكد العميل الحجز من الجوال بعد اختيار الوقت المناسب.
أنواع الخدمات والمدد
لكل خدمة مدتها ومتطلباتها: كشف مدته ثلاثون دقيقة، جلسة علاج ساعة، استشارة أونلاين. وتضبط فاصلًا بين المواعيد للتحضير والتنظيف.
المختصون والموارد
لكل طبيب أو مدرب أو فني جدول عمله وإجازاته. ولكل غرفة أو جهاز جدول إن كان الموعد يحتاجه. لا يظهر للعميل إلا الوقت الذي يتوافر فيه المختص والمكان معًا.
التأكيد والتذكير
بعد الحجز يصل العميل تأكيد بالموعد وموقع المكان. قبل الموعد بيوم، وقبله بساعتين مثلًا، تصل رسالة تذكير على واتساب أو بريد، مع رابط لتأجيله أو إلغائه. هذه التذكيرات من أكثر ما يقلل غياب العملاء عن مواعيدهم. ويحرر الإلغاء الوقت لعميل آخر.
الدفع والعربون
تستطيع طلب عربون أو دفع كامل عند الحجز عبر بوابة دفع، فيصبح الموعد مؤكدًا. ربط الدفع في ربط الدفع والشحن.
التقويم والفريق
تقويم يومي وأسبوعي لكل مختص. ويمكن مزامنته مع تقويم جوجل في هاتفه. تصل مختصًا إشعارات عند موعد جديد أو إلغاء.
ملف العميل وسجل الزيارات
يحفظ النظام تاريخ زيارات كل عميل وملاحظاتها، فيعرف الاستقبال من جاء وكم مرة. وللعيادات تُحفظ البيانات الحساسة بصلاحيات تقصرها على من يلزمه الاطلاع.
تقارير
عدد الحجوزات، نسبة الإلغاء والغياب، أكثر الخدمات طلبًا، وأوقات الذروة والفراغ. تعرف بها متى تخفض أو تزيد عدد المختصين.
الحجز عبر واتساب
يمكن ربط الحجز بقناة واتساب للأعمال: يكتب العميل «أريد موعدًا»، فيعرض عليه الرد التلقائي الخدمات والأوقات المتاحة، ويثبت الحجز في النظام نفسه. التفاصيل في أتمتة الحجز والردود على واتساب، وفي مقالنا حجز واتساب للعيادات.
كيف يتصل بباقي نظامك
الحجز ينشئ عميلًا في نظام CRM إن لم يكن موجودًا، فتتابع من حجز ولم يعد. ويرتبط بالفوترة إن كانت الخدمة مدفوعة. وإذا كان نظامك أودو، فتطبيق المواعيد جزء من النظام. انظر تجهيز أودو. وإن احتجت تطبيق حجز باسمك على الجوال، نبنيه ضمن تطبيقات الموبايل.
أنواع الأعمال التي نجهزها
- عيادات ومراكز طبية وأسنان: مواعيد لكل طبيب، وتذكير بالموعد، وسجل زيارات.
- صالونات ومراكز تجميل: خدمات متعددة في زيارة واحدة، وموظفون بجداول مختلفة.
- ورش صيانة وغسيل سيارات: مواعيد حسب الفني والمكان.
- استشارات ودورات: جلسات أونلاين برابط اجتماع يصل العميل تلقائيًا.
- مطاعم وقاعات: حجز طاولة أو قاعة بعدد الأشخاص.
ترتيب التنفيذ المعتاد
- مكالمة: خدماتك ومختصوك وساعات عملك وسياسة الإلغاء.
- تصميم صفحة الحجز بهويتك على الجوال والكمبيوتر، وتعتمدها.
- بناء النظام على رابط اختبار تجرب عليه الحجز والإلغاء والتذكير.
- ربط واتساب والدفع إن طلبتهما.
- تدريب الاستقبال والمختصين بفيديوهات.
- النقل إلى موقعك والبدء بحجوزات حقيقية، ثم المتابعة.
ماذا تستلم في نهاية التجهيز
- صفحة حجز بهويتك تعمل على الجوال والكمبيوتر.
- خدمات ومختصون وجداول عمل مضبوطة كما تريد.
- رسائل تأكيد وتذكير بنصوصك.
- تقويم لكل مختص وتقرير للحجوزات والإلغاءات.
- ملف تسليم وفيديوهات تدريب للاستقبال والفريق.
ما نسأل عنه في المكالمة الأولى
كم خدمة تقدم، وكم مختصًا، وما ساعات العمل؟ هل تريد عربونًا؟ ما سياسة الإلغاء لديك؟ كم مرة يغيب العملاء الآن؟ وهل تستقبل الحجوزات اليوم بالهاتف أم واتساب أم برنامج؟ نكتب النطاق من هذه الأجوبة.
بعد الإطلاق
نتابع الأسابيع الأولى لضبط أوقات التذكير وقواعد الإلغاء حين تظهر عادات عملائك. ويمكن لاحقًا إضافة خدمة أو فرع أو باقة جلسات.
الباقات والعرض المكتوب
نراجع ما تحتاجه، ثم نرسل عرضًا مكتوبًا يحدد النطاق والمدة وما ستستلمه. العرض المكتوب يثبّت النطاق والمدة، ونبدأ بعد موافقتك.
الأسئلة الشائعة
نعم عبر واجهة واتساب للأعمال، وتحتاج حسابًا مفعّلًا لدى مزود معتمد. يقترح الرد التلقائي الأوقات المتاحة ويثبّت الموعد في النظام. نراجع المتطلبات والخيارات معك.
نعم. لا يظهر للعميل إلا الوقت الذي يتوافر فيه المختص والمكان، وما إن يُحجز يُغلق للآخرين.
نعم عبر بوابة دفع تدعم بلدك. نحدد البوابة المناسبة معك، ونضبط سياسة استرداد العربون كما تريد.
نحصر الصلاحيات في من يلزمه الاطلاع، ونستخدم اتصالًا مشفرًا. لا نقدّم رأيًا قانونيًا في متطلبات حماية البيانات الصحية في بلدك، ويستحسن أن تراجعها مع مستشارك.
غالبًا لا. صفحة حجز على الموقع ورابط واتساب تكفيان في معظم الأحيان. التطبيق يستحق حين يستخدمه العميل بانتظام. اقرأ تطبيق أم موقع.
دع عملاءك يحجزون في أي ساعة
أرسل خدماتك وعدد مختصيك، ونرد بعرض مكتوب يحدد النطاق والمدة.