ماذا تجهز قبل برنامج الموارد البشرية؟
قبل تشغيل برنامج الموارد البشرية جهّز سجلًا نظيفًا لكل موظف، وأقسامك وخطوط التبعية، وجداول العمل والعطلات، وأنواع الإجازات وأرصدتها، وقائمة بمن يرى أو يعتمد ماذا. حدّد أدوار الموظف والمدير وأخصائي الموارد البشرية والمسؤول، وأبقِ الراتب والهوية والبنك للموارد البشرية وحدها.
ما الذي يتعطل بلا تجهيز؟
تبقى طلبات الإجازة على ورق أو في واتساب، وأرصدتها في ملف عند شخص واحد. يوافق مديران على التواريخ نفسها لموظفين في فريق واحد. والحضور ورقة لا يطابقها أحد في آخر الشهر. وموظف الموارد البشرية الجديد لا يجد عقدًا. وحين يظهر رقم راتب في مكان خطأ تقع مشكلة ثقة لا يصلحها أي برنامج.
يزيل برنامج الموارد البشرية هذا كله بشرط أن تكون البيانات الأولى صحيحة وأن تُضبط الصلاحيات قبل أن يدخل الموظفون.
سجل الموظف: الحقول التي تجمعها
| المجموعة | الحقول | ملاحظة |
|---|---|---|
| الهوية | الاسم الكامل بالعربية والإنجليزية، الصورة، الرقم الوظيفي | رقم فريد لكل شخص |
| العمل | المسمى، القسم، المدير، موقع العمل، تاريخ البدء | يحدد من يعتمد ماذا |
| الاتصال | هاتف العمل، بريد العمل، جهة اتصال للطوارئ | بيانات العمل يراها الزملاء |
| الخاصة | الهوية أو الجواز، تاريخ الميلاد، العنوان، بيانات البنك | للموارد البشرية فقط |
| العقد | النوع، تاريخ البدء والانتهاء، التجربة، جدول العمل | يحرك الإجازات والحضور |
| المستندات | صورة الهوية، العقد الموقع، الشهادات | تُحفظ بوصول مقيد |
اجمعها مرة واحدة في ملف واحد. ولا تطلب من الموظفين حقولًا لن تستخدمها.
الهيكل: الأقسام والوظائف والمديرون
ارسم المؤسسة قبل أن تدخلها. يحتاج كل موظف إلى قسم ومدير مباشر لأن الاعتمادات تتبع هذه السلسلة. اكتب الوظائف وعدد المقاعد إن كنت توظف عليها. وحين يتبع شخص مديرين فحدد أيهما يعتمد الإجازة حتى لا تتوقف الطلبات.
جداول العمل والعطلات
تعتمد حسابات الإجازات والحضور على تقويم العمل.
- الجدول الأسبوعي. تختلف عطلة نهاية الأسبوع بين الشركات، كالجمعة والسبت. عرّف الورديات والساعات لكل مجموعة، بمن فيهم الدوام الجزئي والورديات.
- العطلات الرسمية. تتحرك مواعيد الأعياد والمناسبات الوطنية كل عام. أدخلها سنويًا وراجعها على الإعلان الرسمي.
- أيام خاصة بالشركة. أضف الإغلاقات والأيام المختصرة.
تقويم خاطئ يخرج أرصدة خاطئة، فجرّبه بأمثلة حقيقية قبل التشغيل.
قواعد الإجازات: ما يحتاج سياسة قبل البرنامج
يطبّق البرنامج سياستك ولا يخترعها. اكتب:
- أنواع الإجازة: سنوية، مرضية، بدون راتب، وضع، أبوة، حج، زواج، عزاء، بدل.
- الاستحقاق: أيام كل نوع في السنة وكيف تتراكم.
- الترحيل: كم يوم ينتقل إلى العام التالي ومتى ينتهي.
- سلسلة الاعتماد: المدير ثم الموارد البشرية، أو الموارد البشرية وحدها لبعض الأنواع.
- المستندات: أي الأنواع تحتاج شهادة.
- مهلة الطلب: كم قبل الإجازة يُقدَّم الطلب.
في أودو يحمل تطبيق Time Off هذه الأنواع والمخصصات، ويعرض تقويم الفريق، ويحدّث الأرصدة عند الموافقة على الطلب أو رفضه.
الصلاحيات: من يرى ماذا ويفعل ماذا
حدد الأدوار قبل أن يحصل الموظفون على الوصول.
| الدور | يرى | يستطيع |
|---|---|---|
| موظف | ملفه وإجازاته وحضوره | طلب إجازة، تسجيل الحضور والانصراف، رؤية رصيده |
| مدير | إجازات فريقه وحضوره | اعتماد إجازات الفريق أو رفضها، رؤية تقويم الفريق |
| أخصائي موارد بشرية | ملفات الموظفين وطلباتهم كلها | تعديل السجلات، تخصيص الإجازات، تشغيل التقارير |
| مسؤول الموارد البشرية | كل شيء بما فيه الإعدادات | ضبط أنواع الإجازات والجداول والوصول |
| مسؤول الرواتب | بيانات الرواتب فقط | إعداد قسائم الرواتب واعتمادها |
في أودو تقابل هذه الأدوار مجموعات وصول في كل تطبيق: لكل من Employees وTime Off وAttendances وRecruitment وPayroll مستوى أخصائي ومستوى مسؤول. وتقع الحقول الخاصة كالهوية والبنك في تبويب يراه الموارد البشرية فقط. راجع من يحمل دور المسؤول واجعله شخصًا أو اثنين.
ترتيب التشغيل الذي نوصي به
- Employees. الملفات والأقسام والمديرون والمستندات.
- Time Off. أنواع الإجازات والأرصدة والاعتمادات وتقويم الفريق.
- Attendances. تسجيل الحضور والانصراف بشاشة أو بطاقة أو جهاز، مرتبطًا بالجداول.
- Recruitment. الوظائف والمتقدمون والمراحل، إن كنت توظف كثيرًا.
- Payroll. قواعد الراتب والبدلات والخصومات. تطبيق الرواتب في أودو من نسخة Enterprise، فيأتي قرار النسخة مبكرًا. وتُتفق قواعد الرواتب مع محاسبك.
- التقييمات والمصروفات إن احتجتها.
البدء بـ Employees وTime Off يعطي مكسبًا سريعًا: يرى الموظفون القيمة في الأسابيع الأولى، وتغذي بيانات الخطوتين الأولى والثانية كل ما بعدهما. اقرأ برامج الموارد البشرية وتجهيز أودو.
نقل البيانات: كيف تدخل السجلات القديمة
- اجمع الملفات والجداول والسياسات الحالية.
- نظّف: صف لكل شخص، وإملاء متسق، وتواريخ بصيغة واحدة، دون مكرر.
- طابق كل عمود بحقل في النظام الجديد.
- جرّب الاستيراد بعشرة موظفين وافحص كل حقل.
- استورد الباقي، ثم افحص المجاميع: عدد الموظفين لكل قسم، وأرصدة الإجازات مقابل آخر تقرير.
- جمّد الجداول القديمة في يوم التشغيل ليبقى مصدر واحد.
أرصدة الإجازات تحتاج عناية خاصة. أدخل الرصيد كما في تاريخ التشغيل من آخر سجل معتمد، ووثّق مصدره.
تدريب يُنجزه الناس
درّب بحسب الدور على الشاشات التي سيستعملها كل شخص ببياناته:
- الموظفون: طلب إجازة، تسجيل الحضور، رؤية الرصيد، تحديث بيانات الاتصال.
- المديرون: الاعتماد، وقراءة تقويم الفريق، ومعالجة التعارض.
- الموارد البشرية: إضافة موظف جديد، وتغيير عقد، وتخصيص إجازات، وإقفال شهر.
سجّل فيديوهات قصيرة ليتعلم المنضمون الجدد وحدهم. وتغطي خدمة نقل البيانات وتدريب الموظفين الأمرين.
أخطاء تتكرر عند تشغيل الموارد البشرية
- إدخال الأرصدة بالتقدير. يبدأ الموظف يومه بخلاف مع مديره على عدد أيام إجازته. أدخل الرصيد من آخر سجل معتمد.
- صلاحيات تُفتح للجميع ثم تُغلق. افتحها من اليوم الأول بالحد الأدنى، فالتراجع عن رؤية الرواتب أصعب من منعها.
- سياسة إجازات تخالف ما يحدث فعلًا. إن كان المديرون يمنحون أيامًا خارج السياسة فاكتب ذلك أو غيّر الممارسة قبل التشغيل.
- تدريب المدير وحده. الموظف الذي لا يعرف كيف يطلب إجازة سيرسلها إلى الموارد البشرية في واتساب كما كان.
- بلا مالك للنظام. يحتاج النظام شخصًا داخل الشركة يجيب الأسئلة ويطلب التعديلات.
الأسبوع الأول بعد التشغيل
في الأسبوع الأول يسجّل الموظفون الحضور وتصلهم أول طلبات الإجازة. اقرأ كل صباح قائمة الطلبات المعلقة، وسل المديرين عما يعطلهم. وسجّل أي سؤال تكرر، فهو إما فيديو تدريب ناقص وإما حقل غير واضح. وعند نهاية الأسبوع قارن عدد السجلات بعدد الموظفين الفعلي، وتحقق أن كل موظف له مدير وجدول عمل.
بعد الإطلاق
راجع كل أسبوع في الشهر الأول: طلبات معلقة لم يعتمدها أحد، وموظفين بلا مدير، وأرصدة خاطئة، وأخطاء صلاحيات. حدد من يملك النظام داخل الشركة ومن يطلب التغييرات. وحين يغادر موظف أغلق سجله وأزل وصوله في اليوم نفسه.
ولشركة تدور أعمالها حول سلاسل اعتماد وصلاحيات فمشروع GTP مرجع مفيد: فيه اعتمادات وأدوار ومستندات بكود QR. اقرأ قصة GTP.